CRITERI E MODALITA’
La Cooperativa Varietà non esclude la possibilità di elargire contributi sovvenzioni, contributi, sussidi a persone ed Enti pubblici e privati, ma soltanto nel caso in cui siano comprovate l’elevatissima qualità e la reputazione delle stesse organizzazioni.
Qualunque contributo di beneficenza o donazione valutato dalla Società deve essere formalmente stanziato dal CdA e deve essere versato in coerenza con il budget approvato. L’atto formale di stanziamento, adeguatamente motivato, deve essere trasmesso dal CdA all’OdV preventivamente alla sua esecuzione.
I pagamenti all’ente beneficiario devono essere effettuati esclusivamente sul conto registrato a nome dell’ente stesso; non è permesso effettuare pagamenti su conti cifrati o in contanti, a un soggetto diverso dall’ente beneficiario o in un Paese terzo diverso dal Paese dell’ente beneficiario. I contributi devono essere registrati in modo veritiero e trasparente nei libri e nei registri della Società.
La documentazione in originale relativa all’approvazione del contributo e i controlli di conformità con la relativa procedura devono essere conservati come previsto dalla normativa in tema di tenuta delle scritture contabili.
Le regalie d’uso debbono sposare il duplice requisito di “tenuità” (ovvero modico valore simbolico) ed “eguaglianza” (ovvero parità di costo nella scelta del dono per tutti i clienti pubblici o privati).
Qualunque spesa ragionevole e in buona fede non deve consistere in un pagamento in contanti; deve essere legittima, effettuata in buona fede e in relazione a finalità di business; non deve essere motivata dal desiderio di esercitare un’influenza illecita o dall’aspettativa di reciprocità; deve essere ragionevole secondo le circostanze e conforme agli standard di cortesia professionale generalmente accettati; deve, inoltre, rispettare le leggi e i regolamenti applicabili.
Il potere di decidere la politica aziendale in tema di doni e stanziare le relative finanze è esclusivo del Consiglio di Amministrazione.
Consegue un onere imprescindibile di documentazione delle spese effettuate e rendiconto trasparente delle stesse: devono essere registrate in maniera accurata e trasparente tra le informazioni finanziarie della Società con sufficiente dettaglio e supportate da documentazione di riferimento per individuare il nome e il titolo del soggetto emittente l’ordine di pagamento, il nome e il titolo di ciascun beneficiario del pagamento e lo scopo del pagamento stesso.